با توجه کلاس «مبان سازمان و مدیریت» که با دانشجویان محترم دوره‌ی کاردانی و کارشناسی رشته‌ی مدیریت در دانشگاه، لازم دیدم که متنی در این‌خصوص آماده کنم و در این‌جا منتشر کنم. این موضوع سلسله نوشته‌های را با همین عنوان شامل خواهد شد. دقیقا نمی‌دانم که در چند قسمت می‌شود آن را جمع‌وُ‌جور کنم. به هر حال این کار را دنبال می‌کنیم.
دیباچه
ظهور پدیده‌ی «اداره کردن» مربوط به روزگار اخیر نیست بلکه از دیرباز، بشر متوجه شده است که برای رسیدن به یک «هدف» لازم است به بسیج امکانات و رهبری این امکانات به سوی آن هدف مشخص اقدام کند. در سحرگاهی که یکی از انسانهای نخستین، بر سینه‌کش کوه‌های سر به‌فلک کشیده، اولین غار را دید و آن را مامن محکم و استواری برای حراست خود و هم‌نوعان خود قرار داد و برای رهایی از ترس‌های همیشگی از محیط پرتنش اطراف، دوستان و خویشاوندانش را گردآورد و با توجه به توان فیزیکی آن‌ها، هریک را به کاری گماشت و مسئولیتی به آن‌ها سپرد. بدون آن که بداند نخستین گام را در بنیاد نهادن دانش مدیریت برداشت.
از روزی که بشر، قدم در غارهای سنگی گذاشت و برای فرار از حوادث آن روزگار، فرار از حملات حیوانات درنده، یا رهایی از گرمای تابستان و سرمای زمستان به غارها پناه برد تا امروز، این که همواره در متن زندگی روزمره و آن چه برای‌مان رخ خواهد داد، چالش‌هایی وجود دارد و خواهد داشت که می‌بایست درباره‌ی آن‌ها اندیشید و با خردمندی و کار گروهی به حل آن‌ها پرداخت، اجتناب‌ناپذیر است.
مدیر در تمام زمینه‌های اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی و نظایر آن حضور دارد، از زندگی فردی به‌عنوان تک سلول اجتماعی، تا خانواده و تا یک کشور با میلیون‌ها نفر جمعیت. به‌طور مثال در یک خانواده، بزرگِ خانواده را در حکم «مدیر» آن خانواده می‌دانند. اوست که می‌تواند امور خانواده را بین همسر، پسران و دختران خود تقسیم کند و بنابر دانش و تجربیات و استعدادهای آنان، مسئولیت هر کاری را به یکی از آنان واگذار کند تا محیطی به وجود آید که مملو از صمیمیت و موفقیت باشد.
عده‌ای مدیریت را به جهت نیازش برای به‌کارگیری فراوان روش‌های ریاضی، آماری و اقتصادی، با عنوان شاخه‌ای از دانش می‌شناسند و برخی نیز به سبب کاربرد شاخه‌های انسانی از جمله روان‌شناسی، جامعه‌شناسی و رفتارشناسی که استفاده از آن‌ها در مدیریت اجتناب‌ناپذیر است، آن را در یکی از زیر بخش‌های مربوط به فن و هنر، یا شاخه‌ای از دانش اجتماعی دسته‌بندی می‌نمایند. حال آن که به واقع مدیریت حاصل تلفیقی از هر دوی این بخش‌ها و تجلی هم‌زمان دانش و هنر است. به طور کلی، پیچیدگی نظام‌های اجتماعی و یا هرگونه تشکلی که قسمتی از آن به واسطه تجمع نیروی انسانی شکل می‌گیرد، اداره کردن آنان را از همین سبب بسیار دشوار کرده است، خصوصاً اینکه لزوم تلفیق ماهوی فنون و روش‌های متنوع دانش با جنبه‌های گوناگون هنری نیز یکی از عوامل فراهم آورنده پیچیدگی مزبور می‌باشد.
یکی از زیباترین تعاریف غیررسمی در مورد مدیریت این است که:
«مدیریت، علمِ دانستن است و هنر توانستن».
کلیات
مفاهیم اساسی سازمان
سازمان
جوامع امروزی را دنیای سازمانی می‌نامند، زیرا در این دنیا و جوامع، انسان‌ها هر جایی که زندگی می‌کنند و هر کاری که انجام می‌دهند، با سازمان‌های گوناگون در ارتباط‌اند و سازمان‌ها بخشی از زندگی روزمره همه مردم را تشکیل می‌دهند.
۱-هر یک از انسان‌ها، معمولاً در بیمارستان متولد می‌شود (یک سازمان)
۲-در مدرسه‌ای درس می‌خواند (یک سازمان)
۳-بعد از فارغ‌التحصیل از دبیرستان به دانشگاه (یک سازمان) راه می‌یابد.
۴- به کار مشغول می‌شود و در سازمانی استخدام می‌شود.
۵- ازدواج می‌کند و ازدواجش در دفترخانه اسناد رسمی (سازمان) ثبت می‌شود.
۶- در طول زندگی خود با سازمان‌های مختلف برخورد دارد.
۷- در نهایت هنگام مرگ سازمان‌هایی برای اجرای تشریفات و ثبت اطلاعات ضروری اقدام خواهند کرد.
تعریف سازمان
این موضوع که باید سازمان را به‌عنوان نوعی فرهنگ به حساب آورد. یعنی سیستمی که اعضای آن استنباط مشترکی از سازمان دارند یک پدیده‌ی نسبتاً تازه است. در گذشته تصور بر این بود که سازمان یک وسیله یا ابزاری منطقی است که می‌توان با استفاده از آن، یک گروه از افراد را کنترل و کارهای آن‌ها را هماهنگ کرد. این سازمان دارای سطوح عمودی، دوایر، سلسله مراتب اختیارات و از این قبیل ویژگی‌ها بودند. ولی واقعیت این است که یک سازمان بیش از این‌هاست و مانند یک فرد دارای شخصیت است.
هنگامی‌که یک سازمان به‌صورت یک نهاد درمی‌آید دارای نوعی حیات و زندگی می‌شود که با زندگی اعضای آن متفاوت است و به خودی خود دارای ارزش می‌شود. از این‌رو هنگامی‌که سازمان به‌صورت یک نهاد درمی‌آید الگوی خاصی از رفتار مورد قبول همه‌ی اعضای سازمان قرار خواهد گرفت که در همه جای سازمان به چشم می‌خورد.
سازمان عبارت است از؛ فرآیندی نظام‌یافته، از روابط متقابل افراد، برای دست یافتن به هدف‌های معین.
سازمان پدیده‌ای اجتماعی به شمار می‌رود که آگاهانه هماهنگ شده، و با حدوُمرز نسبتاً مشخص، برای تحقق هدف یا اهدافی مشترک فعالیت می‌نماید.
در این تعریف، توجه به چند عنصر قابل توجه است:
1- پدیده‌ی اجتماعی: سازمان از افراد یا گروه‌ها تشکیل شده است.
2- روابط متقابل: افراد داخل سازمان با هم در تعامل‌اند و تاثیرگذاری متقابل بر یکدیگر دارند.
3- هماهنگی آگاهانه: می‌توان روابط متقابل
4- کلیه‌ی افراد در سازمان دارای هدف‌های مشخصی هستند و بعضی از این هدف‌ها در عملکرد آن‌ها اثر می‌گذارند. هر فرد انتظار دارد که از طریق همکاری در سازمان به هدف‌های شخصی خود نیز نائل شود.
5- این روابط متقابل همچنین نیل به هدف‌های مشترک سازمان را میسر می‌کند و اعضای سازمان‌ها برای دست یافتن به هدف‌های فردی، حصول هدف‌های مشترک سازمانی را دنبال می‌کنند. با توجه به تعریف فوق، سازمان چیزی جز روابط متقابل بین افراد نیست و ساختار سازمانی این روابط متقابل را که شامل تعیین نقش‌ها، روابط بین افراد، فعالیت‌ها، سلسله مراتب هدف‌ها و سایر ویژگی‌های سازمان است، منعکس می‌نماید.
انواع سازمان
سازمان‌های انتفاعی و غیرانتفاعی
سازمان‌های انتفاعی سازمان‌هایی هستند از سوی صاحبان‌شان برای کسب سود ایجاد شده‌اند. این سازمان ممکن است یک مالک و یا چندین هزار سهامدار باشند. اکثر مؤسسات تجاری جزء این دسته از سازمان محسوب می‌شوند.
سازمان‌های غیرانتفاعی معمولاً به جای کسب سود، با اهداف فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و مذهبی تشکیل می‌شوند. مانند اتحادیه‌های کارگری، انجمن‌های مذهبی، موسسه‌های خیریه.
سازمان‌های تولیدی و خدماتی
سازمان‌های تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده می‌کنند، مانند کارخانه‌های تولید کفش، تلویزیون، لاستیک و کاغذ. این کالاها معمولاً محسوس و ملموس هستند و مشتری می‌تواند آن‌ها را به راحتی ارزیابی کند. اما سازمان‌های خدماتی، خدمات را ارائه می‌کنند. فعالیت‌هایی از قبیل امور مالی، مشاوره حقوقی، خدمات پزشکی و … این خدمات ملموس نیستند و از نظر فیزیکی نیز قابلیت اندازه‌گیری ندارند.
سازمان‌های دولتی و خصوصی
سازمان‌ها از نظر مالکیت نیز به دو دسته تقسیم می‌شوند. برخی از سازمان‌ها مانند ذوب آهن، راه آهن، مخابرات و … در کشور ما جزء سازمان‌های دولتی محسوب می‌شوند زیرا دولت آن‌ها را کنترل می‌کنند و برخی سازمان‌های دیگر مانند شرکت‌های خصوصی به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیردولتی کنترل می‌شوند که به آن‌ها سازمان‌های خصوصی می گویند.
ابعاد سازمان
نظریه‌ی سازمان عبارت است از ترتیب مطالعه ساختار، طراحی سازمان، سطح تجزیه‌وتحلیل آن با کل سازمان یا زیر مجموعه‌های عمده آن است و توانایی کل سازمان را در جهت دستیابی به اهداف آن بررسی می‌نماید.